Documentos Comerciales

CONCEPTO:

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

UTILIDAD:

Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base contable de las operaciones realizadas.

FUNCIONES:

La documentación contable cuenta con las siguientes funciones:

• Función Contable: Brinda al sistema contable los datos necesarios sobre la operación que respaldan, permitiendo luego efectuar la registración correspondiente.
• Función Jurídica: Constituyen un medio de prueba escrito de las operaciones, pudiendo de este modo, ser utilizados en situaciones controvertidas con terceros (juicios) o bien, a requerimiento de los organismos de control estatal (laborales, impositivos, provisionales).
• Función de Control: permiten individualizar a las personas que intervienen en las transacciones, determinando responsabilidades. 

CLASIFICACIONES:

Según su origen:

• Propios: Son los documentos emitidos por la empresa. 

De uso interno: Se emiten para ser utilizados dentro de la empresa, habitualmente para comunicaciones y pedidos entre sus distintas divisiones. Como por ejemplo, podemos citar: Notas de Pedido, Ordenes de Trabajo, Informes de Producción, etc.

De uso externo: Se emiten para entregarlos por operaciones realizadas con terceros (venta, cobro, etc).

• De Terceros: Son los emitidos por otros entes y recibidos en la empresa a los efectos de controlar y registrar las transacciones (compras, pagos, etc) realizadas.

Según su efecto contable:

• Registrables: Respaldan hechos u operaciones que generan una variación patrimonial y, por ello, deben registrarse. Ejemplo: documentación respaldatoria de ventas, compras, pagos, cobros, etc.
• No Registrables: Respaldan hechos u operaciones que no generan variaciones patrimoniales y en consecuencia no se registran. Ejemplo: Nota de pedido a través de la cual el Departamento Administrativo le solicita al Departamento de Compras la adquisición de un escritorio.